Come impedire la stampa delle celle in Excel

Se stai usando Office 2010, in “File -> Stampa -> Impostazione pagina -> Foglio (scheda)”, l'impostazione per “Area di stampa” dovrebbe essere quella che stai cercando. Nel mio esempio, solo le colonne A:J saranno stampate; tuttavia, tutto viene mostrato quando si visualizza sullo schermo.

Questo è l'aspetto della finestra di dialogo:

Questo può anche essere accessibile come “Page Layout” → “Page Setup” → (pulsante d'angolo) → “Page Setup” → “Sheet”:

Questa soluzione non richiede un'azione speciale prima e dopo ogni volta che avete bisogno di stampare il file.  Si basa sull'idea di usare una “Area di stampa”, come suggerito da Terence e Don Livezey.  Mettete la cella o le celle che non volete stampare fuori dall'area di stampa.  Se questo è abbastanza buono per voi, avete finito.

Ma potresti volere che le celle escluse appaiano all'interno dell'area di stampa quando stai modificando il foglio di lavoro.  In questo caso, per ogni cella che vuoi visualizzare ma non stampare:

• Inserisci una “forma”.  (Un rettangolo funziona meglio.)  Posizionala sopra la cella dove vuoi che appaiano i dati.  Formattala visivamente come vuoi.  Potrebbe essere meglio non avere una linea di confine.  Imposta il colore di riempimento a quello che vuoi per lo sfondo, o nessun riempimento per lasciare che il colore di riempimento della cella sottostante appaia (e rendere la forma stessa invisibile).
• Configura la forma per visualizzare il contenuto della cella desiderata, selezionando la forma e poi digitando un riferimento (per esempio, =D15) nella barra della formula in alto.  Non scrivere semplicemente nella forma; se lo fai, la formula (=D15) verrà visualizzata letteralmente.
• Fai clic destro sulla forma e seleziona “Formato forma”.  Sotto Proprietà, puoi selezionare se la forma viene stampata o meno (deselezionando la casella di controllo “Stampa oggetto”).  (In Excel 2013, questo è sotto “Opzioni forma” → “Dimensioni e proprietà” → “Proprietà”).

Potete applicare la formattazione normale (non condizionale) per ottenere questo risultato. Seleziona la cella, la riga e/o la colonna in questione e vai su “Formatta celle”, accessibile tramite la barra multifunzione (“Home” → “Celle” → “Formato”) o la scorciatoia da tastiera Ctrl+1.

Nella scheda “Numero”, seleziona Categoria = “Personalizzato” e per “Tipo” inserisci:

"";"";"";""

o semplicemente

;;;

Questo dice a Excel di visualizzare una stringa vuota se la cella contiene un numero positivo, un numero negativo, uno zero o un testo (non numerico). Così qualsiasi valore che non sia un errore sarà nascosto sullo schermo e quando viene stampato.

Ho risolto lo stesso problema creando un foglio separato e copiando un link alle informazioni lì dentro. Per farlo, evidenziate l'intero foglio originale e copiatelo (Ctrl+C). Vai al nuovo foglio e clicca con il tasto destro del mouse sulla prima cella. Seleziona l'icona del collegamento nelle Opzioni di Incolla. Tutto ciò che viene incollato sarà non formattato, quindi dovrai correggerlo. Le celle vuote conterranno degli zeri. Questo può essere corretto andando in “File” → “Opzioni” → “Avanzate” e deselezionando la casella “Mostra uno zero nelle celle che hanno un valore zero”.

Ora puoi cancellare qualsiasi cella, riga o colonna che non vuoi che appaia nella stampa. Il foglio di stampa si aggiornerà man mano che aggiornerai il foglio originale.

Se, come me, avete un foglio base che copiate per diversi periodi di tempo o scopi, potete creare questo foglio di stampa per il foglio base. Quando avete bisogno di una nuova coppia, copiate semplicemente entrambi i fogli e il nuovo foglio di stampa si collegherà al nuovo foglio.

Quando avevo bisogno di fare quello che dici, quello che facevo era

Utilizzare la funzione nell'editor di codice (VBA):

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

per nascondere le colonne o le righe, fare la stampa e poi disintasarle.

Esempio:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
        Cancel = True
        Application.EnableEvents = False
        Application.ScreenUpdating = False
        With ActiveSheet
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
        End With
        Application.EnableEvents = True
        Application.ScreenUpdating = True
    End If
End Sub

Oppure cambiare la rispettiva parte per nascondere le colonne (questo esempio nasconde le colonne B e D):

With ActiveSheet
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
            .PrintOut
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
        End With

Oppure nascondere tutte le righe con una cella vuota nella colonna A:

With ActiveSheet
            On Error Resume Next
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
            On Error GoTo 0
        End With

Link:

• Nascondere righe, colonne o celle quando si stampa un foglio
• Impedire la stampa di celle specifiche
• [ Come aggiungere VBA in MS Office?

Non ho abbastanza punti reputazione per commentare gli altri post, quindi aggiungerò una “risposta” con alcune osservazioni. Ho avuto la stessa o simile necessità, e ci sono pro e contro di vari approcci.

• Impostazione dell'area di stampa: Questo può funzionare a seconda del layout del foglio, ma non gestisce troppo bene la selezione di un'area di stampa non contigua. O forse la gestisce molto bene, ma l'approccio selezionato non funziona nel mio caso. Per esempio, se ho un foglio di calcolo con colonne A-E, e voglio nascondere le colonne B e D durante la stampa, allora mette ogni colonna stampata {A, C, E} su una pagina separata. Non proprio quello che volevo.

• Impostare il testo su bianco su bianco: Potrebbe funzionare in alcuni casi, ma ATTENZIONE, non impedisce che i dati nascosti trapelino. Se stai cercando di nascondere informazioni sensibili, sappi che se stampi in PDF, i dati saranno ancora presenti nel file PDF. Anche se è bianco su bianco, è ancora lì e può essere copiato/incollato fuori dal file PDF.

Preferisco l'approccio che usa le macro per nascondere le colonne selezionate al momento della stampa, anche se mi rendo conto che potrebbe non essere applicabile o la scelta migliore in tutte le situazioni.

Puoi “nascondere” intere righe o colonne cliccando con il tasto destro sulla riga/colonna e selezionando “Nascondi”. Questo impedirà alla riga/colonna di essere stampata (o visualizzata). Se hai più righe/colonne, puoi evidenziarle con un “click drag” se sono una accanto all'altra o con Ctrl+click se non sono una accanto all'altra. Quando le righe/colonne sono nascoste, il loro numero/lettera non viene mostrato. Per rimuoverle basta evidenziare le righe/colonne su entrambi i lati e “cliccare con il tasto destro” e selezionare “Unhide”.

Non sono sicuro che si possa impedire la stampa di singole celle, a parte cambiare il colore del carattere. Potresti essere in grado di automatizzare questo con la formattazione condizionale.

Per evitare che la riga o la colonna vengano stampate, è possibile nasconderle dalla vista:

1. Seleziona la riga/le colonne
2. Cliccate con il tasto destro del mouse su di essa
3. Scegliere “Nascondi” nel menu contestuale

Il modo alternativo è quello di creare gruppo e poi farlo collassare:

1. Selezionare riga(e)/colonna(e)
2. Scegliere la scheda Data (nella barra multifunzione) -> pulsante Gruppo nel gruppo Outline

Ora si può rapidamente collassare/espandere le righe/colonne per la modifica/stampa.

Dai anche un'occhiata al video che descrive diversi modi per nascondere le celle (incluso quello descritto sopra).

Ho intrapreso la strada del “cancellare i contenuti” e posso dire che in una giornata impegnativa, non è difficile dimenticare di annullare qualcosa solo per il gusto di stampare.

Il mio processo da allora consiste nell'avere una scheda “di lavoro” (sorgente), con un messaggio “non toccare” a tutti i colleghi che lavorano nel mio file, così come una scheda “stampa” (destinazione) che attinge direttamente dalla scheda di lavoro senza doversi preoccupare di cancellare, nascondere, o ricordarsi di rimettere.

Quando aggiorno la sorgente, la destinazione riceve tutte le informazioni di cui ha bisogno, e non perdo ore di lavoro di cui avrei dovuto fare meglio il backup.

Inoltre, fai il backup dei tuoi file, hehe.

Saluti

Tenendo presente il precedente consiglio che il carattere bianco può essere visibile sulla stampa del PDF, uso la seguente tecnica:

Uso una cella fuori dall'area di stampa con una voce “1” o “0”.

Faccio poi riferimento a questo campo nella formattazione condizionale di tutte le celle che non devono essere stampate.

Se A1=0 allora imposto il formato al carattere bianco.

Se A1=1 allora impostate il formato su font nero o di qualsiasi colore desideriate.

La seconda linea potrebbe non essere necessaria, ma vi permette anche di evidenziare aree usando numeri diversi per un intervallo o celle singole con gli sfondi, i bordi e i font che scegliete selezionando un intervallo di numeri nella cella A1.

Oltre a nascondere colonne o righe come suggerito sopra. Si potrebbe guardare alle viste personalizzate come un modo semplice per applicare e dis-applicare ciò che non si vuole mostrare.

Per esempio se si stampa una colonna per un venditore, un'altra per un magazzino, e un'altra con tutto, si può creare una vista personalizzata per ognuno e passare facilmente a uno dei due.

Un altro modo semplice è quello di cancellare temporaneamente il contenuto della cella evidenziando le celle selezionate - clic destro e selezionare “Clear Contents”.

Ora puoi stampare e poi cliccare sul pulsante Undo e tutto torna normale.